Basándonos en las necesidades actuales de las empresas en España, el volumen de datos que generan y la experiencia del Grupo Manutan, hemos desarrollado una metodología propia para acompañar a cada organización en la optimización de sus compras indirectas (o compras no productivas). El objetivo es claro: reducir el Coste Total de Propiedad (TCO), ganar eficiencia operativa y reforzar la competitividad.

¿Por qué optimizar las compras indirectas?

Aunque su peso en el gasto total suele ser limitado, las compras indirectas concentran un número muy elevado de pedidos, proveedores y referencias. En muchas compañías españolas —especialmente grupos con plantas en varias comunidades autónomas— esta categoría sigue gestionándose con procesos heterogéneos por centro, lo que dispara los “costes ocultos”: tiempo invertido en tramitar pedidos de bajo valor, incidencias de entrega, duplicidades de catálogo, compras fuera de contrato o facturas con errores. En sectores como automoción (Cataluña y Navarra), agroalimentario (Murcia, Castilla‑La Mancha) o logística (corredores A‑2 y A‑4), esta casuística es especialmente visible por la dispersión de ubicaciones y los picos de demanda.

Una palanca inmediata suele ser la racionalización del panel de proveedores, sustituyendo compras dispersas por un distribuidor de referencia con catálogo amplio y servicios de valor. Si quiere profundizar en este enfoque, consulte nuestro white paper sobre cómo agilizar la cartera de proveedores, donde ilustramos ahorros TCO tangibles.

Qué entendemos por TCO

El Coste Total de Propiedad (TCO) abarca todos los costes de un producto o servicio a lo largo de su ciclo de vida —más allá del precio de compra—: búsqueda, pedido, recepción, uso, incidencias, devoluciones, almacenamiento, facturación y fin de vida. Una reducción del TCO proviene tanto de mejores precios como, sobre todo, de procesos más simples y fiables. Puede ampliar esta noción en nuestra guía “Comprendiendo el TCO”.

El análisis de datos: el punto de partida

Para optimizar las compras indirectas, el primer paso es transformar los datos en decisiones. En España, la digitalización avanza, pero aún hay margen para integrar mejor la información de ERP/BI y los flujos P2P: el INE confirma que crecen la computación en la nube y el comercio electrónico entre empresas, aunque la adopción es desigual por tamaño y sector.

Además, el marco normativo acelera el cambio. La entrada en vigor de VeriFactu en 2027 exigirá software de facturación certificado, con mayor trazabilidad e integridad de los registros, lo que favorece la desmaterialización de pedidos y facturas en el circuito Procure‑to‑Pay. Por su parte, el desarrollo reglamentario de la e‑factura B2B de la Ley Crea y Crece avanza por fases y prevé implantación escalonada una vez publicado en el BOE, por lo que conviene preparar desde ya la integración P2P y el intercambio estructurado de documentos.

Con datos consolidados por sitio y usuario, las empresas españolas pueden analizar consumos, estandarizar referencias, fijar políticas de reposición y anticipar ahorros. Si desea una visión práctica de cómo digitalizar el proceso, consulte nuestra explicación del proceso de e‑procurement y la desmaterialización del P2P.

Una solución eficaz para optimizar las compras indirectas

Nuestra metodología Savin’side® combina análisis de datos, enfoque Lean y un marco ágil para identificar palancas, priorizar planes de mejora y cuantificar ahorros. En España, seis ejes resultan especialmente determinantes:

• Racionalización del panel de proveedores
  Más allá de reducir el número de terceros, se trata de concentrar el gasto de clase C con un distribuidor de referencia que ofrezca catálogo multicategoría, condiciones homogéneas y servicios adaptados a su red de centros (por ejemplo, planta en Zaragoza, plataforma logística en Guadalajara y oficinas en Barcelona). Este movimiento simplifica aprobaciones, reduce incidencias y recorta el coste administrativo por pedido. Le recomendamos explorar nuestro contenido sobre cómo estructurar esta racionalización.
• Optimización de la selección de productos
  El objetivo es asegurar que cada referencia se ajuste a la función, al nivel de calidad requerido y al precio total óptimo. En EPIs, por ejemplo, conviene estandarizar gamas homologadas y tallajes, y en MRO priorizar alternativas equivalentes con mejor stock y plazo. La estandarización paneuropea también ayuda cuando sus centros españoles comparten especificaciones con filiales en Portugal o Francia; aquí puede ver pautas para una estrategia común en indirectas.
• Digitalización de las transacciones (P2P)
  La compra digital reduce tiempos y errores: catálogos electrónicos, punch‑out y validaciones automáticas integradas en su ERP agilizan la preparación de pedidos y la conciliación de facturas. Nuestra visión del e‑procurement y sus casos de uso en catálogos/punch‑out le pueden orientar para acelerar este eje.
• Optimización logística
  Las Zonas de Bajas Emisiones (ZBE) y la congestión urbana exigen entregas programadas, consolidación por centro y opciones de última milla compatibles con restricciones locales. Ajustar ventanas de entrega en Madrid, Barcelona o Bilbao y utilizar puntos de entrega internos (taller, mantenimiento, recepción técnica) minimiza tiempos muertos y emisiones. El Ministerio para la Transición Ecológica explica el marco de las ZBE y su despliegue en ciudades españolas.
  Para mejorar su operativa, puede apoyarse en nuestros recursos sobre logística y almacén 4.0.
• Despliegue del acuerdo
  Firmar un contrato marco no basta. El reto es garantizar el uso efectivo en todas las sedes: comunicación, formación de solicitantes, plantillas de cestas, migración de favoritos y KPIs por centro. Las compras indirectas digitalizadas —desde la selección hasta la factura— son clave para elevar la adopción y reforzar el cumplimiento.
• Seguimiento de la calidad
  Un ciclo de mejora continua (SLA, análisis de incidencias, root cause y plan de acción) permite estabilizar el servicio y consolidar ahorros. Al integrar indicadores de satisfacción y sostenibilidad, las compras contribuyen a la RSC de la compañía, una prioridad cada vez más visible en España. Le invitamos a descargar nuestro libro blanco sobre política de compras y RSC para integrar estos criterios en su gobernanza.