En la actualidad, muchas empresas han iniciado su transformación mediante la digitalización y la automatización de sus procesos. Los procedimientos de adquisición, que son especialmente lentos, repetitivos y carecen de valor añadido real, son candidatos ideales para iniciar este enfoque.

Por ello, las empresas se están dotando de soluciones de contratación electrónica que les permitan desmaterializar las compras realizadas a sus proveedores y optimizar así su proceso Procure-to-Pay (P2P). Como fuente de ahorro y eficiencia global, estas soluciones se han desarrollado ampliamente en los últimos años. A primera vista, las operaciones de contratación electrónica pueden parecer complejas, con una amplia gama de herramientas disponibles. Le ayudaremos a encontrar el camino detallando las fases clave del e-procurement y sus principales ventajas.

Desmaterialización del proceso de compra en tres fases

Para poder automatizar el proceso de compra, las empresas deben seguir tres pasos esenciales.

Paso 1: Acceso a la oferta

En primer lugar, los usuarios necesitan acceder a una oferta de productos que responda a sus necesidades. Propuesta por los proveedores de la lista en condiciones contractuales negociadas por su departamento de compras (descuentos, exclusiones de productos, gastos de envío, etc.).

Para ello, pueden utilizar:

• La tienda web de sus proveedores: rápida y fácil de instalar, esta solución no tiene costes adicionales para las empresas.
• Un catálogo electrónico: aunque requiere recursos e inversiones más elevadas, la implantación de un catálogo electrónico permite ir más allá en la desmaterialización y automatización de todo el proceso Procure-to-Pay (incluyendo el envío de pedidos y la recepción de facturas).
• Punch-Out: con este catálogo electrónico “dinámico”, las empresas tienen acceso a una oferta actualizada en tiempo real (precio, disponibilidad de stock y fecha de entrega). Este tipo de catálogo es especialmente adecuado para las listas de productos largas y evita la compra a proveedores que no figuran en la lista.
• El catálogo alojado: es un catálogo electrónico “estático” que permite a las empresas acceder a una oferta definida, garantizando la estabilidad de los precios negociados. Esta solución es la más adecuada para las listas de productos restringidas.

Los usuarios pueden entonces elegir sus productos en línea y crear su cesta de la compra, que se convierte en una orden de compra. A continuación, se integra automáticamente en el sistema de información y puede seguir el circuito de validación predefinido para convertirse en un pedido de compra. Para optimizar los pedidos masivos y facilitar las entregas, se incorpora una herramienta con un importe mínimo por pedido.

Paso 2: el pedido

Después de la validación, el pedido se envía al proveedor implicado en forma de documento electrónico, vía EDI (Electronic Data Interchange). Le recordamos que el EDI se refiere al intercambio de documentos electrónicos estándar entre dos socios comerciales, de ordenador a ordenador. Este sistema puede funcionar con una conexión directa o con una solución P2P.

El pedido electrónico permite integrar el pedido directamente en los sistemas de información de los socios, lo que acelera la tramitación y mejora la calidad. Entonces se preparan los productos solicitados y se envían a la empresa.

Paso 3: la factura

Tras la entrega de la mercancía, la empresa recibe la factura de su proveedor. La factura desmaterializada aparece como un documento electrónico (vía EDI) o como un archivo PDF, certificado por un tercero de confianza. En el caso del EDI, la factura se concilia automáticamente con el pedido, sin intervención humana. La empresa puede entonces realizar el pago al proveedor.

Las ventajas de desmaterializar el proceso de compra

En vista de los actuales retos competitivos a que se enfrentan los departamentos de compras, la desmaterialización de las transacciones se está convirtiendo en algo esencial.

En primera instancia, el e-procurement optimizará el coste total de los bienes y/o servicios adquiridos por las empresas. Este enfoque no sólo reducirá el coste de cada transacción, sino que promoverá la masificación de los pedidos. Así se ahorra hasta un 80%!

A partir de este proyecto de digitalización, los departamentos de compras también aspiran a ganar en productividad, al tiempo que contribuyen a la satisfacción del cliente interno. La desmaterialización y la automatización del proceso (hasta cierto punto) permitirán ganar tiempo a múltiples interesados:

• Simplificación de la gestión diaria de las compras;
• Procesamiento mínimo de facturas de proveedores y reclamaciones para la contabilidad;
• Facilitar el suministro de productos a los usuarios…

Gracias a la solución de e-procurement, las funciones de compras y finanzas también obtendrán una visión clara de los gastos de la empresa. Esto les permite controlar estos gastos e identificar futuras posibilidades de mejora.

Por último, el proceso de e-procurement forma parte de un enfoque medioambiental. Los procesos transaccionales digitalizados emitirán menos gases de efecto invernadero en comparación con los procesos tradicionales de consumo de papel, envío por correo, etc.

Como puede verse, la desmaterialización de las transacciones es un primer paso hacia la transformación digital de la función de procurement. A este respecto, debemos reiterar que un proyecto de este tipo implica una verdadera gestión del cambio. Entre los factores de éxito de un proyecto de este tipo, son esenciales el apoyo de las partes interesadas internas y la participación de los proveedores.