{"id":596,"date":"2019-11-05T22:28:35","date_gmt":"2019-11-05T22:28:35","guid":{"rendered":"https:\/\/manutan.pt\/blog\/?p=596"},"modified":"2021-11-17T23:02:02","modified_gmt":"2021-11-17T23:02:02","slug":"4-consejos-reunion-eficaz","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.manutan.es\/blog\/4-consejos-reunion-eficaz\/","title":{"rendered":"4 consejos para una reuni\u00f3n eficaz"},"content":{"rendered":"\t\t
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Las reuniones no siempre producen los resultados esperados, y a veces nos cuestionamos su utilidad… \u00a1Descubra c\u00f3mo mejorarlas!<\/h3>

Las reuniones no siempre salen bien, y a veces salimos de ellas con la sensaci\u00f3n de que el tema se ha quedado a medias. Ha llegado el momento de revisar su metodolog\u00eda y su manera de actuar en materia de reuniones. \u00bfSe identifica con alguno de los siguientes problemas y situaciones?<\/strong><\/p>

Las reuniones consumen demasiado tiempo y dinero<\/h2>

Una reuni\u00f3n solo ser\u00e1 productiva si no tenemos la sensaci\u00f3n de que estamos discutiendo todas las semanas los mismos temas. Las reuniones duran demasiado y los resultados y conclusiones a los que llegamos al final no son muy significativos. Usted y sus compa\u00f1eros han perdido una energ\u00eda y un tiempo preciosos.<\/p>

Quienquiera que presida la reuni\u00f3n no controla el desarrollo de la misma<\/h2>

Quien preside la reuni\u00f3n no controla el curso de la discusi\u00f3n y no gestiona bien el tiempo que va pasando, deja la palabra a otros durante demasiado tiempo y no sigue el orden del d\u00eda. Las consecuencias son inevitables: todos salen de la reuni\u00f3n frustrados e insatisfechos.<\/p>

La reuni\u00f3n no se ha preparado adecuadamente<\/h2>

Nadie sabe exactamente cu\u00e1l es el tema de la reuni\u00f3n y qu\u00e9 se espera de ella. Durante la reuni\u00f3n, los participantes leen r\u00e1pidamente el orden del d\u00eda y a\u00f1aden temas que previamente no eran objeto de reflexi\u00f3n. El di\u00e1logo no pasa de un nivel superficial y preliminar: \u00bfqu\u00e9 estamos discutiendo concretamente?<\/p>

Las resoluciones son siempre cuestionadas<\/h2>

Varias decisiones tomadas anteriormente son nuevamente cuestionadas: no es posible llegar a un acuerdo concreto sobre ning\u00fan asunto. Todos sienten que sus opiniones no son escuchadas y esta falta de resoluci\u00f3n crea obst\u00e1culos en los procesos de trabajo y en los proyectos. Estamos a la deriva.<\/p>

\u00a1Descubra nuestros 4 consejos para una reuni\u00f3n eficaz!<\/h2>

Las mejores reuniones son, a veces, las que no se han programado. Compruebe si es realmente necesario realizar una reuni\u00f3n. \u00bfNo existen otras soluciones que permitan lograr el objetivo deseado? Si el objetivo es, por ejemplo, resolver un determinado problema, intente resolverlo en su origen. Y si, aun as\u00ed, fuese necesario reunirse, h\u00e1galo eficazmente practicando los siguientes 4 consejos:<\/p>

1. Gane tiempo y energ\u00eda<\/strong><\/h3>

El objetivo de su reuni\u00f3n debe quedar muy claro desde el inicio, para que todos tengan una noci\u00f3n de los resultados esperados. No tiene sentido reunirse si no se fija una meta. Aseg\u00farese de que no haya ning\u00fan tel\u00e9fono, ordenador u otro dispositivo similar encima de la mesa. Dirija la reuni\u00f3n de forma eficaz, utilizando dispositivos como un proyector o una pantalla. Esto le facilitar\u00e1 la tarea de captar la atenci\u00f3n de los participantes. Las reuniones online o por tel\u00e9fono le permitir\u00e1n evitar desplazamientos: compruebe siempre si realmente necesita reunirse presencialmente. Una reuni\u00f3n de pie ahorra tiempo, ya que hace que la gente aborde el tema directamente sin andarse por las ramas (estar de pie provoca cansancio despu\u00e9s de un tiempo).<\/p>

2. Mantenga el control del proceso<\/strong><\/h3>

\u00bfLas reuniones son siempre de la duraci\u00f3n prevista? \u00bfPor qu\u00e9 no repartirlas en fases de 20 o 40 minutos? En Toyota, una reuni\u00f3n no puede durar m\u00e1s de 50 minutos. Y ello es as\u00ed porque debe preverse siempre un tiempo de 10 minutos para poder asistir a otra ocasional reuni\u00f3n. Cuando planifique reuniones, establezca una hora de inicio y una hora de finalizaci\u00f3n. Y respete ese horario. Comience la reuni\u00f3n a la hora estipulada, incluso si a\u00fan faltan algunos de los participantes. Si hay que tomar decisiones importantes, la persona que presida la reuni\u00f3n podr\u00e1 ponerse de acuerdo previamente con cada uno de los participantes para que la decisi\u00f3n pueda ser tomada con mayor rapidez. Tambi\u00e9n puede ser \u00fatil definir el proceso de toma de decisiones: \u00bfel asunto puede ser decidido por una sola persona o es necesario obtener un consenso?<\/p>

3. Prep\u00e1rese bien<\/strong><\/h3>

Prepare un orden del d\u00eda y transmita previamente toda la informaci\u00f3n a los participantes para que puedan analizarla a tiempo. Deben tener una noci\u00f3n clara de qui\u00e9n har\u00e1 qu\u00e9 durante la reuni\u00f3n. Qui\u00e9n dirigir\u00e1 las discusiones, qui\u00e9n tomar\u00e1 notas y qui\u00e9n controlar\u00e1 el tiempo. La persona encargada de dirigir la reuni\u00f3n no se desviar\u00e1 de los puntos del orden del d\u00eda; la persona encargada de tomar notas redactar\u00e1 el informe al final de la reuni\u00f3n; y la persona encargada del tiempo se asegurar\u00e1 de que nadie hable durante demasiado tiempo y de que los puntos tratados no se aparten de los temas del orden del d\u00eda.<\/p>

4. Tome aut\u00e9nticas decisiones<\/strong><\/h3>

Nunca tome decisiones en reuniones con m\u00e1s de 6 participantes. Si es verdaderamente indispensable, cree peque\u00f1os grupos y pida a cada grupo que analice el tema desde otra perspectiva. Sea determinado: las reuniones deben producir decisiones y definir las acciones a emprender. Al final de la reuni\u00f3n, las etapas siguientes deben estar claramente definidas y anotadas. Indique para cada tarea \u00abqui\u00e9n, qu\u00e9, cu\u00e1ndo y d\u00f3nde\u00bb. Termine la reuni\u00f3n recapitulando c\u00f3mo se supervisar\u00e1 cada l\u00ednea de acci\u00f3n.<\/p><\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/section>\n\t\t\t\t\t\t<\/div>\n\t\t\t<\/div>\n\t\t<\/div>\n\t\t","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Las reuniones no siempre producen los resultados esperados, y a veces nos cuestionamos su utilidad… \u00a1Descubra c\u00f3mo mejorarlas! Las reuniones no siempre salen bien, y a veces salimos de ellas … <\/p>\n

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