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¿Cómo calcular tu stock de seguridad?

¿Cómo calcular tu stock de seguridad?
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En este mundo tan volátil e incierto, la gestión del stock se ha convertido en una cuestión estratégica para las empresas. Constituye un factor clave para mitigar los riesgos, optimizar los costes de inventario y garantizar la satisfacción del cliente. Para hacer frente a los cambios y las incertidumbres, muchas empresas mantienen un stock de seguridad constante en sus almacenes. La dificultad está en saber calcular con eficacia el stock de seguridad, utilizando fórmulas precisas, y aplicar las estrategias de optimización adecuadas para el abastecimiento.

Stock de seguridad: Definición

El stock de seguridad, también conocido como búfer, hace referencia a un nivel extra de stock que guarda una empresa para hacer frente a circunstancias imprevistas. Esta reserva de seguridad está destinada a situaciones de emergencia.

Un retraso en la entrega o un pico en la demanda pueden entorpecer enseguida la fluidez de la cadena de suministro. Un stock de seguridad óptimo permite precisamente evitar posibles desabastecimientos relacionados con tales imprevistos, sin inmovilizar demasiado capital. Así se evitan posibles daños a la empresa, como la insatisfacción de los clientes, la disminución de la facturación o costes adicionales.

Existen dos grandes tipos de incertidumbres que pueden afectar a los niveles de stock:

  • Incertidumbres relacionadas con el suministro, como retrasos en las entregas, mercancías defectuosas, problemas de producción…
  • Incertidumbres relacionadas con la demanda, como picos de demanda inesperados o estacionales, pedidos de un cliente importante…

Mehdi Kharab, cofundador y CRO de Colibri, una solución de Planificación de Ventas y Operaciones, nos recuerda que una gestión eficaz del stock se basa en dos elementos clave: “Para tener el stock adecuado, en el lugar adecuado y en el momento adecuado, una metodología objetiva y rigurosa combinada con una herramienta eficaz de gestión del stock son los mejores aliados”.

¿A qué productos afecta?

Dentro de una empresa, no todos los productos necesitan obligatoriamente reservas de seguridad, ni el mismo nivel de reservas que otros. Antes incluso de calcular el stock de seguridad, es crucial determinar a qué productos afectará. De lo contrario, este stock de seguridad puede provocar un excedente de stock en el almacén y generar costes de mantenimiento innecesarios.

Ley de Pareto

La ley de Pareto, o regla del 80/20, considera que el 80% del valor global lo produce el 20% de las unidades más importantes. En nuestro caso, esto significa que deben mantenerse existencias de seguridad para el 20% de los productos que representan el 80% del valor total.

El método del gasto

Inspirado en la ley de Pareto, el método del gasto permite una clasificación más precisa de los productos en función de su valor:

  • Gasto principal: el 20% de los productos representan el 80% del valor;
  • Gasto a medio plazo: el 30% de los productos representan el 15% del valor;
  • Gasto a largo plazo: el 50% de los productos representan el 5% del valor.

Para cada categoría, deben aplicarse diferentes estrategias de gestión de stock, con niveles adaptados de seguimiento del stock de seguridad.

Variables para el cálculo del stock de seguridad

En todas las existencias de seguridad influyen distintas variables: Fluctuaciones de la demanda, plazos de entrega de los proveedores… Independientemente del método y la fórmula matemática elegidos para calcular el stock de seguridad, es preciso definir estas variables.

Plazo de entrega

El plazo de entrega indica el tiempo en días necesario para recibir un nuevo pedido después de realizarlo. Esto incluye el tiempo de procesamiento, producción y entrega. Este tiempo puede variar en función de diversos factores, sobre todo la distancia geográfica y la fiabilidad del proveedor.

Niveles de servicio

Cada empresa establece unos objetivos en cuanto a niveles de servicio al cliente. Sin embargo, esta variable depende de la política comercial, del tipo de productos vendidos y del sector empresarial. La calidad del servicio se caracteriza por la capacidad de una empresa para satisfacer la demanda del cliente, o sea, sus expectativas.

Variabilidad en la demanda

El consumo es muchas veces imprevisible y difícil de controlar, a pesar de las predicciones precisas de la demanda. La variabilidad de la demanda se ve amplificada por la competencia, la efervescencia del mercado, etc. Y eso sin contar la estacionalidad de los productos. Por eso puede ser sensato calcular la variabilidad de la demanda a partir de la desviación típica o el coeficiente de variación de los históricos de ventas.

Métodos para calcular el stock de seguridad

Existen varios métodos para calcular el stock de seguridad, de los cuales detallaremos su funcionamiento y las fórmulas matemáticas para calcularlo. Hoy día, muchas empresas calculan su stock de seguridad automáticamente, mediante programas informáticos especializados.

La fórmula simple del stock de seguridad

La empresa conoce sus ventas medias y decide basarse en su experiencia para determinar el periodo razonable que deben cubrir sus existencias de seguridad.

Stock de seguridad = venta media x periodo que debe cubrir el stock de seguridad

La fórmula del stock de seguridad medio y máximo

La empresa toma como referencia las variaciones de ventas observadas en el pasado y decide aplicar un método que le permita responder a las mismas tendencias.

Stock de seguridad = (venta máxima x plazo de entrega máximo) – (venta media x plazo de entrega medio)

Distribución normal

La distribución normal, también llamada distribución de Gauss, se aplica cuando el volumen de ventas es mayor. Este método permite realizar estimaciones bastante precisas en relación con una distribución normal de la demanda, a la que se suman las incertidumbres relativas a la demanda y/o a los plazos de entrega, ya sean independientes o no.

(Inset) Para aplicar este método, primero hay que definir:

  • El coeficiente de seguridad se basa en la tasa de servicio deseada;
  • Las desviaciones típicas de ventas y suministros.

Si la demanda es incierta

Stock de seguridad = coeficiente de seguridad x desviación típica de ventas x raíz cuadrada del plazo medio de entrega

Si los plazos de entrega son inciertos

Stock de seguridad = coeficiente de seguridad x ventas medias x desviación típica de los plazos de entrega

Cuando la demanda y los plazos de entrega son inciertos e independientes

Stock de seguridad = coeficiente de seguridad x raíz cuadrada ((plazo medio de entrega x (desviación típica de ventas)²) + (ventas medias x desviación típica de los plazos de entrega)²)

Cuando la demanda y los plazos de entrega son inciertos y dependientes

Stock de seguridad = (coeficiente de seguridad x desviación típica de ventas x raíz cuadrada del plazo medio de entrega) + (coeficiente de seguridad x ventas medias x desviación típica de los plazos de entrega)

Buenas prácticas para avanzar

Para optimizar aún más la gestión del stock, existen varias estrategias bien conocidas por los profesionales de la logística.

Definir el nivel de reposición

Tras calcular el stock de seguridad, es fundamental determinar el nivel de reposición. Sirve para definir a partir de qué nivel mínimo de existencias (stock de alerta) la empresa debe activar los procedimientos de reabastecimiento. Esta operación se produce antes de entrar en el stock de seguridad.

Para calcular el nivel de reposición, puedes utilizar la siguiente fórmula:

Nivel de reposición = (venta media x plazo medio de entrega) + stock de seguridad

Equiparse con un sistema de gestión de almacenes

Las pérdidas de stock a veces pueden estar relacionadas con una mala gestión de los datos de stock dentro de la propia empresa. Para facilitar la gestión del stock, una solución SGA (Sistema de Gestión de Almacenes) puede marcar la diferencia. Estas herramientas te permiten conocer con precisión los datos de stock registrados, así como la ubicación de los productos en el almacén.

Mejorar la colaboración con tus proveedores

A las empresas también les interesa establecer relaciones sólidas con sus proveedores para reducir los tiempos de reabastecimiento y la variabilidad. Los acuerdos de colaboración y la comunicación constante permiten prever mejor los posibles problemas y ajustar el stock por adelantado.

Mediante el control de las variables fundamentales, la elección del método de cálculo adecuado y la adopción de estrategias de optimización apropiadas, los responsables de logística pueden prepararse para cualquier falta de stock. Como habrás podido comprobar, gestionar con eficacia un buen stock de seguridad te ayudará a ser más ágil, minimizar los riesgos dentro de la cadena de suministro y garantizar la sostenibilidad de tu negocio.

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