Impulsado por la transformación digital y el auge de la tecnología, el departamento de compras ha experimentado un notable desarrollo en los últimos años. Sus prácticas se han acelerado y se han vuelto más fiables, y su inserción en la estrategia de la empresa ha mejorado mucho. Sin embargo, los fundamentos del proceso de compras no han cambiado. La exigencia de responder con el mayor valor añadido posible a una solicitud de compra (a través del abastecimiento y, posteriormente, de la referencia a los proveedores) sigue siendo la prioridad de los equipos de compras. Aunque el proceso de compra se basa ahora más en los recursos y habilidades digitales, estos pasos siguen siendo esenciales.

Proceso de compra: las tres etapas clave del aprovisionamiento

El aprovisionamiento es la fase inicial para identificar la respuesta más adecuada. En esta primera fase del proceso de adquisición, el comprador sigue tres pasos esenciales.

Calificar las necesidades del cliente interno

En el caso de los bienes y servicios que aún no han sido catalogados, el primer paso en el proceso de compra es ayudar al cliente interno a especificar su necesidad. La calidad de la respuesta proporcionada por el departamento de compras radica, en primer lugar, en tener en cuenta todos los parámetros de uso del producto solicitado.

Las especificaciones incluyen, por ejemplo:

• Identificación del producto (nombre habitual, función, etc.);
• La cuantificación de la necesidad (volumen, plazo, duración, lugar de consumo, etc.);
• Los criterios de calidad (posicionamiento de la gama, equivalente de referencia, certificación, etc.);
• Las condiciones de uso (asociación con otro suministro, contexto específico de uso, limitaciones directas o indirectas, etc.);
• Los requisitos de servicio (embalaje, disponibilidad de emergencia, etc.);
• Los servicios adicionales (instalación y montaje, devolución y reciclaje de productos al final de su vida útil, etc.).

El debate con el cliente interno permite al comprador calificar con precisión sus necesidades. En algunos casos, también puede dar lugar a la definición de un enfoque alternativo y más innovador en comparación con la solicitud inicial. El know-how del equipo de compras a la hora de escuchar la solicitud e identificar los retos en su conjunto es esencial aquí.

Identificar a los posibles proveedores

A partir del pliego de condiciones y según los datos disponibles, la segunda etapa del proceso de contratación consiste en reunir un panel de socios que formarán parte de la cadena de suministro. Este panel reúne a las partes interesadas que deben ser capaces de suministrar el producto que cumpla las especificaciones.

Para cada uno de los proveedores incluidos en el panel, se realiza un trabajo de cualificación según los criterios de la política de compras de la empresa:

• Respetar las normas éticas y de RSC (Responsabilidad Social Corporativa);
• Longevidad económica;
• Capacidad logística y de suministro;
• Reputación, puntuación y acreditaciones;
• Compatibilidad con los procesos de contratación electrónica de la organización.

El departamento de compras obtiene entonces un ajustado panel de proveedores que sirve de base para la fase de consulta.

Lanzamiento de la consulta, también denominada licitación

El equipo de compras invita a cada uno de los proveedores seleccionados en el panel a participar en la consulta mediante una licitación. Las cláusulas de esta tercera etapa del proceso de contratación se especifican en una serie de documentos:

• Normas de consulta;
• Pliego de condiciones;
• Condiciones contractuales.

Paralelamente al lanzamiento de la consulta, el equipo de compras elabora una tabla de puntuación que reúne todos los criterios útiles para distinguir entre los competidores.

La consulta suele desarrollarse en dos fases:

• Un estudio de las solicitudes recibidas al final del cual se eliminan las solicitudes menos interesantes;
• Una o varias presentaciones orales de las empresas con las mejores solicitudes con preguntas y respuestas y, potencialmente, una demostración.

Proceso de compra: las tres etapas clave de la referenciación

La referenciación es una fase final para situar la respuesta en una perspectiva operativa sostenible. Esta segunda parte del proceso de compra también incluye tres etapas.

Elegir el mejor proveedor

Esta cuarta etapa del proceso de contratación se basa en un análisis objetivo de la propuesta de valor de cada uno de los finalistas. En esta fase, no se trata tanto de la capacidad técnica para responder a la solicitud, que se demuestra al ser admitido en el panel, sino que se evalúa el buen funcionamiento de la asociación en las empresas. El precio, la calidad y los plazos propuestos son obviamente un factor importante en la decisión.

La intuición y la profesionalidad del equipo de compras desempeñan un papel muy importante a la hora de considerar relaciones que pueden durar varios años. El proceso de selección da lugar finalmente a la elección del proveedor más prometedor para la empresa.

Negociar las condiciones más beneficiosas

El objetivo de la quinta etapa del proceso de contratación es convertir las promesas en compromisos cuyo cumplimiento se medirá a lo largo del tiempo. Se trata de encontrar un consenso win-win con el futuro socio proveedor que maximice la satisfacción de la empresa sin afectar a la capacidad del socio para cumplir con sus obligaciones a lo largo del tiempo.

Se trata de una etapa de negociación que el equipo de compras debe preparar al máximo. El comprador debe anticipar los puntos estratégicos en los que centrarse y, por supuesto, afinar sus argumentos. La presencia o ausencia de un historial (si el proveedor que salió primero en la consulta ya figura o no) es un punto crucial en este proceso de negociación.

Establecer las condiciones de la asociación

La última etapa del proceso de compra es capital en el sentido de que hace que la colaboración entre el departamento de compras y el proveedor sea vinculante a largo plazo mediante un contrato.

Este contrato debe abordar dos aspectos con la mayor precisión posible:

• Las condiciones para evaluar el cumplimiento de los compromisos en términos de calidad, gestión logística y prestación de servicios en general;
• Las condiciones de rescisión del contrato, en caso de discrepancia en cuanto a las promesas iniciales que bloquean la colaboración con el equipo de contratación.

El papel del comprador ha cambiado considerablemente en las últimas décadas, pasando de ser una función administrativa centrada en los productos a una posición estratégica encargada de optimizar los costes, crear valor y gestionar los riesgos.

Hoy en día, el proceso de compra se basa en seis pasos clave que ayudan al desarrollo de una relación cliente-proveedor mutuamente beneficiosa. Esta labor sienta las bases de una relación sostenible con el proveedor, que luego debe fomentarse con un enfoque de mejora continua.

La función de compras se enfrenta a otro reto: la gestión de la relación con los proveedores mediante la evaluación y la gestión del rendimiento de sus socios. Se abren entonces nuevas oportunidades para optimizar la gestión de estas compras: implantación de una solución de digitalización de las transacciones (centralización de la búsqueda de productos, pedido, factura, pago), despliegue del acuerdo marco, racionalización de la cartera de proveedores, etc. Todos estos proyectos de compra apoyan la competitividad de las empresas.