Política de Confidencialidad - Protección de Datos de Carácter Personal

Objeto

Esta política expone la forma como nosotros («Manutan») tratamos los datos de carácter personal (los «Datos Personales») que recogemos y que usted nos proporciona. Esta política se aplica a todos los Datos Personales relativos a usted y que se extrajeron en nuestras relaciones. Le invitamos a leer atentamente este documento para que pueda conocer y comprender nuestras prácticas en esta materia.

¿Quiénes somos?

MANUTAN es uno de los principales agentes en la distribución BtoB multicanal en Europa. Su sociedad matriz, Manutan internacional, está ubicada en Avenue du 21ème Siècle ZAC du Parc des Tulipes, 95500 Gonesse.

Contamos con más de 2.200 colaboradores en Europa, distribuidos por 25 sucursales en 17 países.

En el marco de nuestras actividades, necesitamos tratar sus Datos Personales en total conformidad con la normativa aplicable y, en particular, con el Reglamento Europeo n.º 2016/679 de 27 de abril de 2016 relativo a la protección de las personas físicas (o “RGPD”), así como con la ley de 6 de enero de 1978, en su versión modificada, relativa a la informática, archivos y libertades (la “Ley de Informática y Libertades”).

¿Cuáles son nuestros compromisos?

Nos comprometemos a implementar todas las medidas técnicas y organizativas necesarias para asegurar el respeto por los principios fundamentales en materia de recogida y Tratamiento de Datos Personales y, en particular, los principios de:

i. Legalidad, lealtad y transparencia: los Datos Personales son tratados de forma legal, leal y transparente;
ii. Limitación de los fines: los Datos Personales son tratados con vistas a fines determinados, explícitos y legítimos y no son objeto de posterior Tratamiento de forma incompatible con los fines originales;
iii. Proporcionalidad de los datos: los Datos Personales recogidos son adecuados, pertinentes y limitados a lo que sea necesario para los fines de Tratamiento;
iv. Exactitud de los datos: los Datos Personales son exactos y se mantienen actualizados. Se toman todas las medidas razonables para que datos inexactos o desactualizados se borren o se rectifiquen, respecto a los fines del Tratamiento.

¿Cómo hacemos la recogida de sus Datos Personales?

A lo largo de toda nuestra relación, podrá ser necesario presentarnos sus Datos Personales por distintos medios:

i. cuando crea su cuenta de cliente;  
ii. cuando hace sus compras online, en particular cuando rellena nuestros formularios de pedido;  
iii. cuando se pone en contacto con nuestro servicio posventa, cuando pone una reclamación o, en general, cuando se pone en contacto con nuestras equipas de servicio de atención al cliente;  
iv. cuando suscribe nuestra newsletter o cuando participe en estudios de mercado o en un juego-concurso;  
v. cuando presente una solicitud en la sección «Únase a nosotros»;
vi. de manera más general, siempre que se ponga en contacto directamente con nuestros servicios.

También podremos recoger Datos Personales a través de socios a los que haya dado de antemano su consentimiento para que pueda ser contactado por nuestros servicios. A este respecto, solo serán utilizados los datos a los cuales haya dado su Consentimiento expreso de utilización por parte de un socio.

Cuando navega en las páginas web de Manutan, también podremos utilizar cookies, o sea, pequeños archivos de texto que se graban en su aparato (ordenador, tableta o móvil). Estos cookies nos permiten recoger informaciones y Datos Personales para diferentes fines (estadísticas de acceso y utilización de la página web, adaptación de la página web a sus parámetros, cookies de socios para fines publicitarios, etc.).

También respecto a la gestión de los cookies, nos comprometemos a respectar la normativa relativa a la protección de los datos. Así, siempre que sea necesario, el Consentimiento relativo a los cookies se solicitará mediante la visualización de una ventana bien identificada en el momento de su primera visita a la página web.

En cualquier momento, podrá volver a configurar su política de cookies. Para más informaciones sobre la gestión de cookies por Manutan, consulte la sección «cookies» en la siguiente página: https://www.manutan.es/es/mas/cookies.

Uso de sus Datos Personales (finalidades de Tratamiento)

Utilizamos sus Datos Personales principalmente para mejor organizar nuestra relación comercial y, así, prestar un servicio de mejor calidad.

En este contexto, sus Datos Personales son tratados con vistas a los siguientes fines principales:

i. Gestión de la relación comercial:

– utilización y gestión de su cuenta de cliente;  
– compra de productos a través de nuestra página web;  
– seguimiento de los pedidos;  
– gestión del servicio posventa y de las reclamaciones;  
– gestión de las solicitudes de derecho de acceso, rectificación y oposición;  
– realización de estudios estadísticos para la evaluación del uso y rendimiento de nuestra página web;  
– realización de estudios de mercado, así como de encuestas y pruebas de productos;  
– elaboración de un perfil personalizado que nos permita conocerle mejor y fidelizarle y, así, prestarle un mejor servicio (la «Definición de Perfiles»);

ii. Prospección comercial:

– realización de operaciones de contacto comercial;  
– elaboración de estadísticas comerciales;  
– organización de juegos-concursos y/o de operaciones de fidelización;  
– gestión de las opiniones de las personas sobre productos, servicios o contenidos; 

iii. Protección de nuestros intereses:

– gestión de fraudes;  
– gestión de pagos atrasados;  
– gestión del contencioso;  
– seguimiento de las operaciones de cobro;  
– gestión de nuestra conformidad con las diversas obligaciones legales aplicables.

iv. Gestión de nuestros proveedores y de la logística (entregas).

¿Tratamos todos los Datos Personales que usted nos proporciona?

De acuerdo con nuestros compromisos, recogemos solo los datos que consideramos necesarios para nuestras actividades (principio de la minimización de los datos).

Sin embargo, determinados datos son indispensables al procesamiento de sus solicitudes y/o pedidos y otros nos permiten conocerle mejor y, así, adecuar nuestras ofertas a sus necesidades. Los campos de los formularios de recogida de datos señalados con un (*) son de carácter obligatorio. En ausencia de esos datos, no podremos procesar su solicitud o pedido o hacerle ofertas adecuadas a sus necesidades.

¿Cuál es la base legal para el Tratamiento de los Datos Personales? 

El Tratamiento de sus Datos Personales se basa en diferentes bases legales determinadas en función del fin de los Tratamientos en cuestión. A este respecto, necesitamos sus datos para:

i. Cumplimiento de un compromiso contractual en el que usted es una parte (ejemplo: gestión de sus pedidos, gestión de sus entregas, etc.);

ii. Promoción de nuestros intereses legítimos como Responsable por el Tratamiento (en particular, un mejor conocimiento de nuestros clientes, la adecuación de nuestras ofertas a las necesidades de los mismos y/o la realización de actividades promocionales);

iii. Cumplimiento de una obligación legal siempre que la legislación vigente obligue el referido Tratamiento de los datos.

¿Quién puede acceder a sus Datos Personales?

Solo personas autorizadas dentro de nuestras equipas pueden acceder a sus Datos Personales y eso se hará de acuerdo con las necesidades de la respetiva actividad.

Sus Datos Personales también se pueden transmitir a otras entidades del grupo, así como a nuestros socios (los «Subcontratistas»), cuya prestación sea necesaria a la realización de nuestras actividades como Responsable por el Tratamiento. Por ejemplo, sus Datos Personales se pueden transmitir a proveedores de servicios informáticos (alojamiento, manutención, etc.) así como de servicios de entregas, de gestión de fraudes, etc.

En este sentido, nos comprometemos a recurrir solo a Subcontratistas que nos den garantías suficientes y que respecten nuestros compromisos en materia de protección de los Datos Personales.

¿Sus datos son transmitidos al extranjero?

En determinados casos, sus datos también se pueden transmitir a socios certificados ubicados fuera del Espacio Económico Europeo y eso de acuerdo con las normas aplicables.

Con carácter más general, cuando sus datos son transmitidos a un Destinatario exterior al Espacio Económico Europeo, Manutan se compromete a implementar, caso por caso, un mecanismo de protección adecuado con vistas a garantizar la protección y la seguridad de sus Datos Personales de acuerdo con las normas más estrictas y en el marco de los compromisos de Manutan como Responsable por el Tratamiento. Usted puede solicitar y recibir una copia de esas garantías en la dirección indicada abajo en la sección “¿Cómo ejercer mis derechos?”

Así, en el contexto de la introducción y registro de presupuestos y pedidos, sus Datos Personales pueden ser potencialmente comunicados a nuestro socio autorizado, Outsourcia, ubicado en Marruecos. Este socio está sometido a auditorías regulares por parte de Manutan y está contractualmente obligado a respectar los compromisos del grupo en materia de protección de los Datos Personales.

¿Por cuánto tiempo se conservan sus Datos Personales?

Los Datos Personales se conservan solo durante el tiempo necesario según los fines descritos en la sección “Qué uso hacemos de sus Datos Personales?”. Además, Manutan mantiene sus Datos Personales en conformidad con los Plazos de Conservación impuestos por la normativa vigente y/o con las buenas prácticas de nuestro sector de actividad.

Estos Plazos de Conservación son establecidos según la naturaleza de los fines de Tratamiento y tienen en cuenta, en particular, los requisitos legales aplicables, que imponen un Plazo de Conservación específico para determinadas categorías de datos, y los plazos de prescripción aplicables así con las recomendaciones de las Autoridades de Control locales relativamente a determinadas categorías de Tratamiento de dados.

Por ejemplo, Manutan se compromete a mantener sus Datos Personales, como cliente, solo durante el período estrictamente necesario a la gestión de la relación comercial, más en concreto durante un período de tres años después del fin de esa relación (excepto si obligaciones legales del Responsable por el Tratamiento imponen un plazo de conservación más amplio), como sea, a partir de la fecha de una compra, de la fecha de caducidad de una garantía, del término de un contrato de prestación de servicios o de la fecha del último contacto del cliente.

Los Datos Personales que le conciernen como cliente potencial se mantienen durante un período de tres años a partir de la fecha de la respectiva recogida o de su último contacto con nuestros servicios (por ejemplo, una solicitud de documentación o un clic en un enlace de un correo electrónico).

¿Sus datos están seguros?

La confidencialidad y la seguridad de sus Datos Personales merecen especial atención.

En este caso, implementamos medidas técnicas y organizativas adecuadas para garantizar un nivel de seguridad apropiado y en conformidad con las buenas prácticas de nuestro sector de actividad. De este modo, respondemos a las exigencias reglamentares y protegemos los derechos y los datos de los Titulares de los Datos a partir del inicio de las operaciones de Tratamiento.

Manutan ha puesto en práctica un programa global de gestión de la seguridad de sus sistemas de información basado en la norma internacional ISO/IEC 27001:2013. Este programa tiene por objetivo preservar la confidencialidad, la integridad y la disponibilidad de datos confidenciales y sensibles, incluyendo sus Datos Personales.

Además, nuestra plataforma de comercio online, así como las demás páginas web del grupo, benefician de medidas de protección reforzada, tales como la utilización de protocolos de criptografía fuerte, la protección de un firewall de aplicaciones, una supervisión permanente y auditorías externas regulares. Finalmente, su contraseña asociada a su cuenta se conserva encriptada en nuestras bases de datos, asegurando, de este modo, que se queda inaccesible a cualquier persona que no sea usted.

¿Cuáles son sus derechos en materia de Datos Personales?

Conforme la reglamentación aplicable en materia de protección de los datos, podrá, a cualquier momento, ejercer sus derechos como Titular de los Datos y solicitar el acceso, rectificación, supresión y portabilidad de los datos que le respecten así como ejercer sus derechos de limitación y oposición al Tratamiento de estos dados.

En particular, usted tiene el derecho de oponerse al Tratamiento de sus datos para fines de prospección comercial. En función de sus opciones en la creación o cambio de su cuenta, podrá recibir ofertas en nombre de nuestra empresa así como de otras empresas del grupo Manutan o de socios. Tales opciones se pueden cambiar en cualquier momento, mediante acceso autenticado a su cuenta online.

De la misma manera, si quiere dejar de recibir nuestra newsletter, clique en el enlace de cancelación de la suscripción que está al pie de todos los mensajes publicitarios en formato electrónico.

¿Cómo ejercer sus derechos?

Estos derechos se pueden ejercer poniéndose en contacto con: Departamento Jurídico del Grupo MANUTAN, ZAC du Parc des Tulipes, Avenue du 21ème Siècle, 95506 GONESSE Cedex, o por correo electrónico a la dirección privacy@manutan.com.

En este caso, agradecemos que incluya en su solicitud los elementos necesarios para su identificación (nombre, apellido y correo electrónico) y un documento de identificación, así como todos los datos relativos a la solicitud en cuestión.

También dispone de derecho de recurrir a la Autoridad Competente local en caso de infracción de la reglamentación aplicable en materia de protección de los Datos Personales y, en particular, del RGPD.

¿Quién contactar?

Para todas y cualesquiera otras cuestiones relativamente a esta política o a la forma como Manutan procesa sus Datos Personales, quiera ponerse en contacto con nosotros a través del siguiente correo electrónico: privacy@manutan.com.

Cambios y actualizaciones

Esta política de confidencialidad se puede cambiar o actualizar en función de diferentes interpretaciones, decisiones y opiniones relativamente al RGPD. Manutan se compromete a informarle de todas y cualesquiera cambios efectuados a través de su página web.

Glosario

i. «Datos Personales», información relativa a una persona física identificada o identificable («titular de los datos»); se considera identificable una persona física que se pueda identificar, directa o indirectamente, en especial por referencia a un identificador, como por ejemplo un nombre, un número de identificación, datos de localización, identificadores por vía electrónica o a uno o más elementos específicos de la identidad física, fisiológica, genética, mental, económica, cultural o social de esa persona singular;

ii. «Tratamiento», una operación o un conjunto de operaciones efectuadas sobre Datos Personales o sobre conjuntos de Datos Personales, por medios automatizados o no automatizados, tales como la recogida, el registro, la organización, la estructuración, la conservación, la adaptación o cambio, la recuperación, la consulta, la utilización, la divulgación por transmisión, difusión o cualquier otra forma de poner a disposición, la comparación o interconexión, la limitación, la supresión o la destrucción;

iii. «Definición de Perfiles», cualquier forma de tratamiento automatizado de Datos Personales en que se utilicen esos Datos Personales para evaluar determinados aspectos personales de una persona física, en particular para analizar o prever aspectos relacionados con su desempeño profesional, su situación económica, salud, preferencias personales, intereses, fiabilidad, comportamiento, ubicación o desplazamientos;

iv. «Responsable por el Tratamiento», la persona física o jurídica, la autoridad pública, la agencia o otro organismo que, individualmente o en conjunto con otras, determina los fines y los medios de tratamiento de Datos Personales; siempre que los fines y los medios de ese tratamiento sean determinados por el derecho de la Unión o de un Estado Miembro, el responsable por el tratamiento o los criterios específicos aplicables a su nombramiento se pueden prever por el derecho de la Unión o de un Estado Miembro;

v. «Subcontratista», una persona física o jurídica, la autoridad pública, agencia o otro organismo que trate los Datos Personales por cuenta del responsable por el tratamiento de estos datos;

vi. «Destinatario», una persona física o jurídica, la autoridad pública, agencia o otro organismo que reciba comunicaciones de Datos Personales, independientemente de que se trate o no de un socio. No obstante, las autoridades que pueden recibir Datos Personales en el ámbito de encuestas específicas en los términos del derecho de la Unión o de los Estados Miembros no son consideradas destinatarios; el tratamiento de esos datos por esas autoridades públicas debe cumplir las normas de protección de datos aplicables y se realiza de acuerdo con los fines del tratamiento;

vii. «Socio», la persona física o jurídica, la autoridad pública, el servicio o organismo que no sea el titular de los datos, el responsable por el tratamiento, el subcontratista y las personas que, bajo la autoridad directa del responsable por el tratamiento o del subcontratista, están autorizadas a tratar los Datos Personales;

viii. «Consentimiento» del titular de los datos, una manifestación de voluntad, libre, específica, informada y explícita, por la cual el titular de los datos acepta, mediante declaración o acto positivo inequívoco, que sus Datos Personales sean objeto de tratamiento;

ix. «Autoridad de Control», una autoridad pública independiente creada por un Estado Miembro en los términos del artículo 51.º.