Nuevas oficinas: ¿cómo pueden evolucionar los espacios ante el aumento de nuevos métodos de trabajo?

Oficinas flexibles, teletrabajo, coworking… estas nuevas modalidades de trabajo transforman el uso tradicional de las oficinas. Las costumbres de trabajo han ido evolucionando en los últimos años y cada vez más empresas han optado por nuevas formas de trabajar. Los empleados ya no tienen por qué desplazarse hasta las instalaciones de la empresa para hacer su trabajo, sino que ahora pueden trabajar desde casa o desde un espacio de coworking. En cuanto a las empresas que todavía se mantenían férreas al sistema de presencialidad tradicional, la crisis provocada por la COVID-19 las obligó a sumarse al cambio. Así que, como a día de hoy ya no hay que desplazarse a las instalaciones de la empresa todos los días, ¿qué uso se les puede dar a las oficinas?

De lugar de trabajo a espacio de reuniones e intercambio

A consecuencia del teletrabajo y de la proliferación de herramientas colaborativas, el espacio de trabajo es cada vez más virtual. Según varios estudios, el teletrabajo además aumenta la productividad y el compromiso de los trabajadores. El concepto de tener un lugar fijo en la oficina está cada vez más pasado de moda debido al éxito de las oficinas flexibles. Sin embargo, una de las funciones de la oficina sigue en pie entre tanto cambio: ser un lugar para socializar, un lugar de encuentros e intercambio.

Es previsible que las oficinas se conviertan en centros en los que los trabajadores se encuentran con sus compañeros, participan en reuniones de negocios o asisten a las presentaciones más importantes. El espacio físico se convierte en la personificación de la identidad de la empresa; como indica Ludovic Delaisse, Director Ejecutivo de Cushman & Wakefield France y especialista en la gestión de bienes inmuebles de espacios profesionales: “Es el corazón de la empresa, el lugar en el que convergen valiosas interacciones sociales”.

Ahora más que nunca, la oficina se ha convertido en el símbolo de la cultura corporativa, un lugar de cohesión social en el que se crea un sentimiento de inclusión; además es también el escaparate de la empresa en el que se recibe a los visitantes. Por esta razón es fundamental que las oficinas actuales sean accesibles, flexibles y polivalentes. El fin de esta política es conseguir que la gente quiera ir al trabajo a estas oficinas nuevas y modernas, y que sientan que es su lugar; además, es una forma de mejorar la marca de la empresa.

En la era de las oficinas flexibles y el teletrabajo, el diseño de planta abierta carece ya de sentido. Salas de recepción, de reuniones, cafeterías, espacios para concentrarse y relajarse entre dos sesiones de trabajo productivo… son solo algunos de los nuevos usos de las oficinas.

Replantear el diseño de la oficina para optimizar el espacio de trabajo

Mientras el teletrabajo es muy popular entre los empleados, cada vez más empresas se decantan por oficinas flexibles o trabajo híbrido como una solución de futuro.

Según el informe Workthere de julio de 2022, en las empresas europeas se va a la oficina:

• 1 día a la semana: 0 %;
• 2 días a la semana: 4 %;
• 3 días a la semana: 37 %;
• 4 días a la semana: 33 %;
• 5 días a la semana: 27 %.

Según el mismo informe, la media de uso de las oficinas por parte de los empleados ronda el 66 %.

Con menos empleados en la oficina no hace falta reservar una mesa para cada uno de ellos; el espacio que se ahorra hace posible crear espacios más adaptados a las necesidades actuales, incluida la vida social en el trabajo.

El plan de planta abierta (usado durante mucho tiempo) ya no tiene apoyos; es preciso plantear una nueva forma de organizar los espacios. Antes había un deseo de condensar y compartimentar los espacios de trabajo, pero las inconveniencias causadas por este tipo de distribución dieron problemas.

Además, el concepto del bienestar del empleado ha surgido y puesto en duda el diseño de planta abierta. Ahora es el momento de la interacción social en un ambiente agradable. Los beneficios clave de esta estrategia son:

• Bienestar del empleado;
• Team building;
• Productividad y calidad del trabajo mejoradas;
• Libertad de creatividad;
• Búsqueda de nuevos talentos.

¿Qué son los nuevos espacios de trabajo?

Dentro de las empresas se están definiendo y desarrollando soluciones de transformación de los espacios de trabajo basadas en las nuevas necesidades de los empleados a fin de crear nuevos espacios de intercambio y reuniones.

Los espacios de trabajo del futuro serán una mezcla de zonas para que cada empleado pueda encontrar el sitio ideal dependiendo de sus necesidades del momento: debate, creación, concentración…

Mesas de trabajo intercambiables y oficinas flexibles

Como sabemos, las oficinas están cambiando: los empleados ya no tienen asignado un puesto, situación que comúnmente se conoce como hot desk (mesas de trabajo intercambiables), y el concepto de oficina flexible está en auge. Su base es simple: los puestos de trabajo los ocupan personas diferentes en momentos diferentes; además de reducir la cantidad de espacio necesaria (y por tanto reducir costes), permite al personal elegir su espacio según con quién necesiten trabajar, lo que beneficia a un entorno de trabajo ágil.

Espacios colaborativos

Las salas de reuniones no van a desaparecer, solo necesitan actualizarse. En los nuevos espacios de trabajo hay tanto grandes salas, que acogen a todo el personal, como espacios más pequeños, muy adecuados para trabajos por proyectos, lluvias de ideas en grupos pequeños y reuniones más confidenciales. Estos espacios deben ser una fuente de inspiración.

Salas para relajarse

El tiempo que pasan los empleados en el trabajo es importante, no se les pueden negar los descansos. Tomarse un buen descanso hace que la gente recargue las pilas y sea más eficiente. Las salas de descanso son también lugares en los que fortalecer relaciones sociales y desarrollar la creatividad; son la representación del bienestar en el trabajo

Flexibilidad en el trabajo

La creación de nuevos espacios en la empresa están ligados a la posibilidad de trabajar fuera de la oficina, ya sea en casa, desde un coworking o incluso en otro lugar. Combinar el trabajo en la oficina con el teletrabajo parece ser la mejor opción, sobre todo para reducir los riesgos relacionados con el trabajo sedentario, y las nuevas tecnologías lo hacen posible. Estos son los beneficios tanto para el empleado como para la empresa:

• Reducir los gastos (se necesita menos espacio para los equipos, menos gastos de transporte para el empleado);
• Reducir la huella de carbono (menos viajes);
• Potenciar la productividad (mejorar el bienestar y la motivación, y reducir la fatiga).

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