Comprendiendo el TCO (Total Cost of Ownership): origen, definición, cálculo y ventajas

TCO: Origen, definición, cálculo y ventajas

El TCO (Total Cost of Ownership*) es un método de cálculo que determina el coste total de un producto o servicio a lo largo de su ciclo de vida. Este método combina costes directos e indirectos.

En esta entrada encontrará las respuestas a todas sus preguntas sobre el TCO:

• Los orígenes del TCO
• ¿Qué es el TCO?
• Cómo calcular el TCO
• Las ventajas del TCO

Los orígenes del TCO

Algunos expertos afirman que el concepto de total cost of ownership, o coste total de la propiedad se remonta a la época de Napoleón, cuando los ingenieros trataban de evaluar la eficiencia de sus cañones analizando su vida útil y las reparaciones necesarias, entre otros factores.

Una cosa es cierta: El enfoque del coste total de la propiedad fue formalizado por el Departamento de Defensa de EE. UU., que quería evaluar los costes totales asociados a un programa de defensa. Este proyecto dio lugar a la publicación de una norma militar a finales de la década de los 90.

Desde entonces, este método ha sido utilizado por las empresas, especialmente en el sector industrial, para calcular el coste de producción y determinar así sus márgenes y precios de venta.

¿Qué es el TCO?

El TCO (Total Cost of Ownership, o Coste Total de la Propiedad) tiene como objetivo analizar el coste real de la compra de un producto o servicio a un proveedor determinado, más allá del precio de compra básico.

Bill Kirwin, que trabajó como analista en Gartner cuando el concepto ganó terreno por primera vez, define el TCO como: «El coste total de adquirir, utilizar, gestionar y retirar un activo a lo largo de todo su ciclo de vida».

En este sentido, el TCO aglutina todos los costes asociados a un determinado producto o servicio a lo largo de su ciclo de vida, no solo considerando los costes directos, sino también los costes indirectos, también conocidos como costes «ocultos».

Cómo calcular el TCO

Existen varios modelos para calcular el coste total de la propiedad, dependiendo del producto o servicio en cuestión (soluciones informáticas, flotas de vehículos, etc.)

«No existe una solución global para determinar el TCO en todos los departamentos de compras. Para obtener soluciones realmente pertinentes, es mucho mejor tener en cuenta las particularidades de cada sector de actividad», explicó Didier Sallé, presidente del Consejo Nacional de Compras (CNA) de la región de Île-de-France, durante un evento de compra (Jeudis de l’Expertise Achats).

El coste total de propiedad incluye normalmente ocho elementos clave:

• Precio de compra: precio de coste y margen del proveedor.
• Costes asociados: transporte, embalaje, derechos de aduana, condiciones de pago, etc.
• Coste de adquisición: funcionamiento del departamento de compras.
• Coste de propiedad: gestión de existencias, costes de depreciación, etc.
• Costes de mantenimiento: piezas de repuesto, mantenimiento, etc.
• Costes de uso: valor de uso, operación, servicios, etc.
• Costes de no calidad: cumplimiento de plazos, procesos de no conformidad, etc.
• Costes de eliminación: reciclaje, reventa, eliminación, etc.

El TCO sigue siendo un enfoque puramente económico. Hace quince años, Gartner creó una nueva metodología, conocida como Total Value of Ownership o Valor Total de Propiedad. Este concepto anima a las empresas a mirar más allá de los costes como la principal fuerza impulsora de las decisiones, y a incluir otros beneficios como el crecimiento y la sostenibilidad, además de la gestión y la reducción de riesgos. Este modelo de cálculo es similar al TCO, pero incluye beneficios adicionales y no monetarios.

TCO: los beneficios

La reducción del coste total de la propiedad sigue siendo una de las estrategias más populares entre los responsables de la toma de decisiones de compra (32 % de las empresas) para crear valor[1] y puede ofrecer muchos beneficios:

• Argumentos en la negociación con los proveedores.
• Herramienta de gestión para optimizar los costes directos o indirectos (evitar residuos, superar los requisitos de calidad, etc.).
• Apoyo en la toma de decisiones para operaciones de externalización/internalización, etc.
• Evaluación del ROI (Return on Investment) o ROTI (Return on Time Investment).
• Mejora del rendimiento financiero a largo plazo.​