Desde la pandemia, el trabajo remoto se ha vuelto cada vez más común en muchos países europeos. Según datos de Statista (2023), alrededor del 22% de los trabajadores de la Unión Europea de entre 15 y 64 años trabajaban de forma remota, reflejando un cambio significativo en los patrones de trabajo. Este escenario ha llevado a muchas organizaciones a adoptar el concepto de diseño de oficina flexible, creando entornos de trabajo adaptables a las necesidades de los empleados. Este modelo ofrece espacios modulares y de alta calidad, fomentando mayor comodidad y soluciones ergonómicas.

¿Qué es un diseño de oficina flexible?

El diseño de oficina flexible es un método organizativo en el que los espacios profesionales se configuran según las necesidades de los empleados. Este concepto busca proporcionar mayor comodidad y soluciones más ergonómicas, logrando esto a través de:

• Espacios de trabajo abiertos y compartidos, con puestos no asignados;
• Áreas colaborativas y salas de reuniones reservables;
• Conexión a Internet fiable y equipamiento moderno;
• Opciones de almacenamiento para pertenencias personales;
• Gestión eficiente de los recursos y optimización del espacio disponible.

¿Cuáles son las ventajas de una oficina flexible?

La oficina flexible está en auge y ofrece múltiples ventajas para las empresas.

Productividad y bienestar en el trabajo

Cuando trabajan en una oficina flexible, los empleados se encuentran en un entorno que responde a sus necesidades y preferencias. Pueden elegir los puestos de trabajo más adecuados para las tareas que deben realizar y cambiar de lugar durante el día según lo necesiten.

Esta libertad mejora el bienestar de los equipos y aumenta su productividad y creatividad.

Optimización del espacio y reducción de costes

Los equipos alternan entre el trabajo en casa y en la oficina. Las áreas de actividad se rediseñan inteligentemente y su uso se optimiza. El tamaño del espacio se reduce, adaptándose al número de empleados presentes y a su utilización real.

Las oficinas híbridas permiten una reducción significativa del consumo energético y, al ocupar menos superficie, también disminuyen los costes de alquiler, representando un ahorro adicional.

Cómo organizar una oficina flexible

Para obtener los beneficios esperados, es esencial organizar correctamente el espacio interior. Aquí tienes algunos consejos prácticos:

Consejo 1: Adapta el diseño de la oficina a la cultura de la empresa

Cada empresa tiene su propia cultura, hábitos de trabajo y métodos de comunicación. La reorganización debe tener en cuenta esta cultura para garantizar la participación de los empleados.

Si el enfoque está en colaboración y creatividad, conviene incluir espacios de coworking que fomenten la interacción entre equipos. Si la prioridad es la seguridad de la información, las oficinas individuales ayudan a mantener la confidencialidad de los datos sensibles..

Consejo 2: Involucra y forma a los empleados

Es normal que surjan preocupaciones ante el cambio. Reorganizar un lugar de trabajo altera hábitos antiguos y puede generar inseguridad entre los empleados.

Es fundamental involucrarlos en la planificación. Deben conocer los motivos del cambio y las ventajas que aportará.

Después de implementar la oficina flexible, solicita retroalimentación para asegurar que la reorganización se adapta a sus necesidades y preferencias. La escucha activa es clave para comprender expectativas y superar posibles resistencias iniciales.

Asimismo, se pueden organizar sesiones de formación sobre el uso de los espacios rediseñados o de las nuevas herramientas digitales asociadas. Apoyar y asesorar a los equipos es la mejor manera de garantizar su compromiso con la nueva organización.

Consejo 3: Diseña espacios adecuados a cada tipo de actividad

Al diseñar una oficina flexible, considera las distintas actividades de los empleados. Es importante ofrecer varias opciones de espacio que aseguren las mejores condiciones de trabajo:

• Salas de reuniones para encuentros y presentaciones;
• Oficinas individuales para tareas que requieren concentración;
• Salas de descanso para pausas y recuperación de energía;
• Espacios de coworking para tareas colaborativas.

El mobiliario debe ser adecuado para cada estación: pizarras en salas de reunión, sofás cómodos en salas de descanso, etc. Un diseño bien pensado proporciona el espacio justo para que los equipos sean productivos.

Consejo 4: Fomenta la comunicación y la colaboración

La colaboración es esencial para el éxito empresarial. El diseño de oficina flexible implica flexibilidad en comunicación y colaboración.

Se recomienda incluir herramientas modernas de comunicación que promuevan la interacción:

·       Mensajería instantánea;

·       Software de videoconferencia;

·       Dashboards colaborativos;

·       Pantallas interactivas;

·       Agendas compartidas;

·       Entre otros.

Además, se pueden crear espacios colaborativos (como salas de brainstorming) que fomenten la discusión entre equipos.

Consejo 5: Mantén la oficina cómoda

La oficina flexible requiere mantenimiento regular para garantizar un ambiente saludable y agradable. Se aconseja establecer normas de uso de los espacios (por ejemplo, ordenar al final de una reunión) y un plan de limpieza para superficies, equipos e instalaciones. Las inspecciones periódicas ayudan a identificar problemas de seguridad.

Para un espacio cómodo y atractivo, la tendencia actual es cuidar la decoración y la atmósfera general. Al elegir mobiliario y accesorios, opta por elementos prácticos y estéticamente agradables.

No hay que olvidar el entorno exterior: el acceso a áreas verdes contribuye al bienestar de los empleados. Se pueden colocar mesas y sillas fuera del edificio para que las personas disfruten del buen tiempo durante el almuerzo. Para mayor comodidad, la empresa puede ofrecer conexión a Internet gratuita en estas áreas exteriores.

En la oficina, en casa y en otros lugares… La hibridación del trabajo es un fenómeno continuo. Los empleados buscan un lugar ágil y de calidad, donde disfruten trabajar y encontrarse con sus compañeros. Un buen diseño de oficina flexible es clave para satisfacer a los equipos y atraer talento. El mundo laboral está cambiando, tanto en la organización de los espacios como en los métodos de trabajo.