Las 3 características de una organización de adquisiciones indirectas madura

La madurez de las organizaciones de adquisiciones indirectas varía mucho de una empresa a otra, independientemente de su tipo de negocio. Para identificar la posición de su organización, un ensayo realizado por Décision Achats recomienda seguir tres indicadores clave:

1. El equipo de adquisiciones indirectas

El primer elemento es, por supuesto, la existencia de un departamento de adquisiciones indirectas, separado de los departamentos comerciales. Esta estructura no solo da al departamento cierta independencia para desempeñar un papel influyente, sino que también permite una gestión óptima. El equipo de compras indirectas se beneficia de una visión global y, por lo tanto, puede poner en marcha una estrategia en todas sus categorías.

La madurez de una organización de adquisiciones indirectas también depende de la experiencia de este equipo. Cuanto más probada y testada esté esta estructura, mejor funcionará. A nivel práctico, esto se traduce en una buena colaboración entre los compradores indirectos y los usuarios, así como en la posibilidad de que este equipo se centre más en la estrategia, ya que las asociaciones ya han sido establecidas.

2. Herramientas existentes (en particular, P2P)

El segundo elemento es la existencia de herramientas digitales y su tasa de utilización. La herramienta emblemática sigue siendo la plataforma Procure-to-Pay, que permite a las empresas:

• Fortalecer la política de adquisiciones, con notificaciones automáticas a los compradores, por ejemplo, cuando los usuarios no siguen el proceso de adquisiciones
• Realizar informes de producción para analizar los gastos conforme a diversos criterios, identificar las partidas de gastos en la cartera de adquisiciones, etc.

3. Política de adquisiciones

El tercer elemento es la aplicación de una política de adquisiciones indirectas, que define métodos e intenciones generales (por ejemplo: a partir de qué cantidad de compras deben participar los compradores, el número mínimo de proveedores que deben incluirse en una licitación, etc.).

Asimismo, la implementación de las normas implica garantizar su correcta aplicación. El nivel de control varía según la empresa: desde el control puntual hasta el control sistemático y automatizado (especialmente a través de herramientas P2P). En algunas empresas, es incluso el departamento de compliance el que asume la responsabilidad en lugar de los compradores, lo que limitará los impactos negativos que ello puede ocasionar en sus relaciones con otros departamentos.

Por último, parece estar surgiendo una nueva tendencia: la asignación de un presupuesto de marketing a los departamentos de compras indirectas para que puedan comunicar y promover sus políticas y estrategias de la mejor manera posible y, en última instancia, fomentar la participación de los usuarios.

Manteniendo este triple enfoque en mente —organización, herramientas y política— parece apropiado preguntarse: ¿cuál es el nivel de madurez de mi empresa, y de otras empresas, en términos de adquisiciones indirectas? Encontrará algunas respuestas en la última encuesta sobre adquisiciones indirectas.